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關(guān)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)問(wèn)題的探討

余虹劍

(中國(guó)地質(zhì)調(diào)查局南京地質(zhì)調(diào)查中心)

摘要 數(shù)字化各種檔案的目的是要向社會(huì)提供信息服務(wù)，這種服務(wù)需要一個(gè)由檔案網(wǎng)絡(luò)體系、網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫(kù)、信息服務(wù)系統(tǒng)、檔案資源等組成的良好的服務(wù)平臺(tái)做支撐。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)就是為數(shù)字化了的檔案提供服務(wù)的資源平臺(tái)。

關(guān)鍵詞 著錄 數(shù)據(jù)庫(kù) 規(guī)范 管理

1 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化數(shù)據(jù)著錄

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)屬于文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，是檔案自動(dòng)化的重要內(nèi)容。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是以系統(tǒng)的方法編排的，并可通過(guò)電子方式單獨(dú)訪問(wèn)的檔案數(shù)據(jù)的集合。[1]檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的成功與否，在很大程度上取決于數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量。庫(kù)中的數(shù)據(jù)條目必須標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，達(dá)到有序、有效，庫(kù)管理本身是科學(xué)合理的，這樣的數(shù)據(jù)庫(kù)操作性一般較強(qiáng)、使用面也較廣。科學(xué)實(shí)用的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在建庫(kù)時(shí)，一般都會(huì)按照相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，最終形成一個(gè)自身的標(biāo)準(zhǔn)，形成規(guī)范的檔案數(shù)字化利用平臺(tái)。作為一個(gè)數(shù)字檔案館，應(yīng)先建立館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，也是著錄數(shù)據(jù)庫(kù)，包括全宗級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)目錄，并應(yīng)注意它們之間的關(guān)系。另外，根據(jù)本單位的館藏特色開(kāi)展檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)涵蓋面較廣，一般含有文本型、圖形圖像型和多媒體型。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與全文數(shù)據(jù)庫(kù)要實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)化，促發(fā)式。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的基本，它能提供便捷的查詢路徑，閱覽者可根據(jù)需要，通過(guò)一次輸入就能提取閱覽者希望查詢的結(jié)果。提供類似查詢前必須建立基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)包括檔案題名、責(zé)任者、來(lái)源、頁(yè)碼、分類號(hào)、主題詞、摘要等，少數(shù)包含檔案全文。[2]這項(xiàng)工作對(duì)著錄的內(nèi)容特征如關(guān)鍵詞、題名、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等著錄不詳細(xì)、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、索引的檔案內(nèi)容深度廣度不夠，在檢索時(shí)就會(huì)有誤差，出現(xiàn)檢索不準(zhǔn)確、不全面的現(xiàn)象，在一定程度上會(huì)影響檔案利用率。可以說(shuō)，著錄標(biāo)引是否標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是影響數(shù)據(jù)庫(kù)管理的關(guān)鍵因素之一，這項(xiàng)工作大體上決定著數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性，這項(xiàng)工作能完成好是檢索系統(tǒng)查全、查準(zhǔn)的前提。除檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)外，檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、Web數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)也必須遵守檔案著錄、標(biāo)引等標(biāo)準(zhǔn)的原則要求。

2 建立數(shù)據(jù)庫(kù)

現(xiàn)階段根據(jù)有關(guān)部門的工作需要和計(jì)劃，按照內(nèi)容不同，我們建立的數(shù)據(jù)庫(kù)分為成果數(shù)據(jù)庫(kù)和科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，分別針對(duì)地質(zhì)大調(diào)查形成的資料和單位各項(xiàng)目形成的資料、收集來(lái)的各項(xiàng)各類資料錄入數(shù)據(jù)條目。該數(shù)據(jù)庫(kù)更新到目前已收集的所有合格項(xiàng)目的資料和數(shù)據(jù)，針對(duì)這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)還建立了目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)共分兩級(jí)：第一級(jí)是項(xiàng)目大類共552條。第二級(jí)是各個(gè)項(xiàng)目詳細(xì)內(nèi)容條目，截至擬稿更新到第一級(jí)第240條記錄的具體內(nèi)容共5836條記錄。還有一大半有待繼續(xù)更新錄入。

3 保障數(shù)據(jù)安全是檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的根本

檔案數(shù)據(jù)生成即必須長(zhǎng)期甚至永久保存。該怎么保證經(jīng)過(guò)數(shù)字化后的檔案的原始性，防范這些數(shù)字內(nèi)容不被篡改等，都是建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)在安全方面應(yīng)解決的問(wèn)題。數(shù)據(jù)庫(kù)的參數(shù)設(shè)定、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式和位置、數(shù)據(jù)傳輸途徑、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)和整個(gè)過(guò)程都涉及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。為防止數(shù)據(jù)丟失、損毀，避免保密信息流失等事故，又要保障海量信息數(shù)據(jù)的安全、完整，使日積月累產(chǎn)生和收集來(lái)的檔案數(shù)據(jù)能在日后長(zhǎng)期得到利用，必須把更新檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全體系、合乎實(shí)際工作需求的管理制度作為數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。制定既利于工作又能監(jiān)管數(shù)據(jù)出入的防范措施，加強(qiáng)數(shù)據(jù)運(yùn)行中的監(jiān)控和管理，使數(shù)據(jù)庫(kù)從建設(shè)到利用各環(huán)節(jié)都萬(wàn)無(wú)一失。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，經(jīng)常使用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)權(quán)限控制，日常的數(shù)據(jù)備份必不可少。廣義上，權(quán)限控制應(yīng)設(shè)置讀寫(xiě)控制、數(shù)據(jù)加密等方面，從實(shí)際工作需求出發(fā)，一般根據(jù)用戶類別、部門允許訪問(wèn)范圍內(nèi)(包括閱覽、下載等)的目錄和檔案數(shù)據(jù)對(duì)訪問(wèn)和使用設(shè)置可訪問(wèn)層度、控制和監(jiān)督。防寫(xiě)控制是使信息保真的手段，使得用戶只能讀取信息，而不能修改、復(fù)制，以防止信息被篡改。加密技術(shù)可以確?？刂茩n案內(nèi)容的非公開(kāi)性。為保證權(quán)限控制的有效性，要在系統(tǒng)中配置使用記錄系統(tǒng)，全程跟蹤、自動(dòng)記錄使用情況，進(jìn)行定期檢測(cè)與維護(hù)，還要隨著高新技術(shù)的發(fā)展，引進(jìn)新的安防技術(shù)。

4 檔案信息化建設(shè)需要切實(shí)加強(qiáng)集中統(tǒng)一的管理體制

檔案信息化建設(shè)的管理體制是從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和硬軟件選用的統(tǒng)一性，使各層次、各專業(yè)辦公都納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理。使其不能各行其是自建系統(tǒng)，從而減少信息分割和資源浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。檔案信息化系統(tǒng)的管理體制，要在較強(qiáng)的管理和先進(jìn)的技術(shù)條件下，實(shí)行高度集中管理和方便使用相結(jié)合的模式。

5 結(jié)束語(yǔ)

本文闡述的只限于在檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中遇到的極有限的實(shí)際工作問(wèn)題。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、持久的工作，作為檔案管理部門在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，要有規(guī)劃地形成數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品，一般需要做用戶需求分析、本館狀況分析、效益分析等。科學(xué)選題，合理規(guī)劃，循序漸進(jìn)，杜絕短期行為的發(fā)生，形成良性循環(huán)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)才能有持久發(fā)展的動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)

[1]孫淑梅.檔案管理與計(jì)算機(jī)[M].北京：檔案出版社，1987.

[2]洪漪編.檔案信息組織與檢索[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，1998.

檔案如何編碼

一、基本建設(shè)檔案檔號(hào)編制 ?

在每卷基本建設(shè)檔案的案卷封面和脊背上，均需填寫(xiě)檔號(hào)。 ? ?

基本建設(shè)檔案的檔號(hào)由分類號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)、案卷號(hào)和件、頁(yè)（張）號(hào)組成。 ? ?即： ?0901×× - ××× ?- ××× ? ?- ? ?××× ? ?類別號(hào) ? ?- 項(xiàng)目號(hào) ?- ?案卷號(hào) ? - ? ?件號(hào)? ?。

二、檔案類目劃分原則： ??

1.將公司檔案作為一個(gè)整體，具有統(tǒng)一性； ? ?

2.檔案來(lái)源優(yōu)先原則，并結(jié)合管理職能、檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)和載體形式； ? ?

3.檔案管理繼承性原則，保持檔案管理的待續(xù)性； ? ?

4.實(shí)行檔案綜合管理，便于檔案的管理與利用。 ? ?

三、歸檔文件的編號(hào)設(shè)置全宗號(hào)、類號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)目，并依序固化在歸檔章上。

1. 全宗號(hào) 集團(tuán)檔案部門給各立檔單位編制的代號(hào)。集團(tuán)各立檔單位全宗號(hào)由集團(tuán)辦公室（檔案館）另行公布。 ??

2. 類號(hào) 歸檔文件的類號(hào)應(yīng)按QJ 2595《航天檔案類目劃分與檔號(hào)編制規(guī)則》執(zhí)行。其中，文書(shū)檔案的類號(hào)為“01”。?

3. 年度 歸檔文件的形成年度。年度應(yīng)采用公元紀(jì)年，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“1978”。 ??

4. 保管期限 保管期限分為“永久、長(zhǎng)期、短期”三種，代碼分別為“A、B、C”，填寫(xiě)時(shí)一律采用代碼。 ??

5. 件號(hào) 歸檔文件的排列順序號(hào)。編寫(xiě)時(shí)，應(yīng)在同一年度、同一保管期限內(nèi)從“1”開(kāi)始逐件流水編號(hào)。件號(hào)分為“室編件號(hào)”和“館編件號(hào)”兩種，室編件號(hào)在歸檔文件整理階段編寫(xiě)；館編件號(hào)在檔案移交進(jìn)館進(jìn)行再鑒定、再整理時(shí)根據(jù)需要編寫(xiě)。無(wú)進(jìn)館任務(wù)的立檔單位可不設(shè)置館編件號(hào)。

6. 盒號(hào) 檔案盒的排列順序號(hào)。編寫(xiě)時(shí)，一般可在同一年度內(nèi)按照檔案盒的排列順序從“1”開(kāi)始逐盒流水編號(hào)。

盒號(hào)分為“室編盒號(hào)”和“館編盒號(hào)”兩種，室編盒號(hào)在歸檔文件整理階段編寫(xiě)，并可根據(jù)實(shí)際需要在同一年度、同一保管期限內(nèi)按照檔案盒的排列順序流水編號(hào)；館編盒號(hào)則在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。無(wú)進(jìn)館任務(wù)的立檔單位可不設(shè)置館編盒號(hào)。

擴(kuò)展資料

檔案的防護(hù)

基本要求

1、檔案防護(hù)內(nèi)容應(yīng)包括外圍護(hù)結(jié)構(gòu)的保溫、隔熱，溫濕度要求，防潮、防水、防日光及紫外線照射，防塵、防污染、防有害生物（霉、蟲(chóng)、鼠等）和安全防范等。

2 、溫濕度要求應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和載體等因素區(qū)別對(duì)待。

3 、音像、縮微、電子文件等非紙質(zhì)檔案貯存庫(kù)設(shè)計(jì)，除應(yīng)符合本規(guī)范有關(guān)規(guī)定外，尚應(yīng)根據(jù)使用保管的特殊要求進(jìn)行設(shè)計(jì)。

檔案網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站是檔案部門在新的歷史時(shí)期以新的手段開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)發(fā)展服務(wù)的一種新的形式。檔案網(wǎng)站是檔案部門在互聯(lián)的公共信息網(wǎng)絡(luò)上建立的站點(diǎn)，它以主頁(yè)方式提供相關(guān)信息和相關(guān)服務(wù)，構(gòu)成公共信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)節(jié)點(diǎn)。

檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案部門網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是檔案部門面向網(wǎng)絡(luò)世界的窗口。檔案網(wǎng)站的名稱和域名是在網(wǎng)站的頁(yè)面最先出現(xiàn)的，能夠反映檔案網(wǎng)站的建設(shè)水平。

國(guó)內(nèi)建設(shè)情況

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案信息化進(jìn)程的加快，我國(guó)檔案網(wǎng)站建設(shè)也日益成熟和豐富起來(lái)。我國(guó)已經(jīng)建立起國(guó)家檔案局（館）、省級(jí)檔案局（館）、市級(jí)檔案局（館）和縣級(jí)檔案局（館）四級(jí)檔案行政主管部門的檔案網(wǎng)站體系。

建立起檔案學(xué)會(huì)、檔案期刊和檔案報(bào)社等各檔案學(xué)術(shù)研究交流的檔案機(jī)構(gòu)、團(tuán)體檔案網(wǎng)站體系，建立起了檔案產(chǎn)品企業(yè)、檔案服務(wù)企業(yè)等檔案企業(yè)網(wǎng)站體系，建立起了家庭檔案、寶寶成長(zhǎng)檔案、民生檔案等各項(xiàng)專題檔案網(wǎng)站系體，建立起了各高校檔案網(wǎng)站體系。

特別是還出現(xiàn)了以檔案網(wǎng)和檔案網(wǎng)論壇為代表的民間自辦檔案管理指導(dǎo)網(wǎng)站，表現(xiàn)了我國(guó)檔案網(wǎng)站建設(shè)進(jìn)入了新的階段。

參考資料來(lái)源：百度百科-檔案

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

檔案管理工作人員是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素，一切工作的開(kāi)展都需要檔案人員來(lái)完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，而且還能夠熟練運(yùn)用信息化操作軟件。

摘要： 檔案管理是在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應(yīng)出企業(yè)的發(fā)展過(guò)程。通過(guò)對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)做出清晰的預(yù)測(cè)，從而為企業(yè)制定經(jīng)營(yíng)決策提供有利的依據(jù)。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理應(yīng)該及時(shí)創(chuàng)新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，為促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關(guān)鍵詞： 檔案管理;信息化;建設(shè)途徑

在社會(huì)快速發(fā)展的形勢(shì)下，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域中，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，檔案管理應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，工作流程更加順暢、信息存儲(chǔ)更加方便、信息傳輸更加快捷，同時(shí)更有利于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行更加透徹的分析，并且對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展方向做出科學(xué)的預(yù)測(cè)，對(duì)于企業(yè)制定經(jīng)營(yíng)決策具有重要的意義。

1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理信息化建設(shè)工作是對(duì)檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開(kāi)展的過(guò)程中會(huì)面臨很多的困難，需要在實(shí)踐中不斷的改進(jìn)和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實(shí)行信息化建設(shè)之后，所有的流程都需要通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)實(shí)施，所以首先在工作習(xí)慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)中使用的`操作軟件不夠熟練，所以還需要一個(gè)適應(yīng)的過(guò)程，在前期的進(jìn)展會(huì)比較緩慢。由于每個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)開(kāi)展情況不同，所以在檔案管理信息化建設(shè)中所應(yīng)用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國(guó)在檔案管理信息化建設(shè)方面還處于起步階段，各方面的體系建設(shè)還不夠完善，所開(kāi)發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應(yīng)的人力和資金去自主開(kāi)發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中，無(wú)法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內(nèi)部的體系建設(shè)方面也不夠健全，檔案管理信息化建設(shè)的覆蓋范圍較小，沒(méi)有在企業(yè)內(nèi)部形成完成的網(wǎng)絡(luò)體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來(lái)了難度，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。這些問(wèn)題都是在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中可能會(huì)面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的高效開(kāi)展。

2企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的途徑

2.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進(jìn)檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供一流的檔案信息服務(wù)。面對(duì)龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進(jìn)行的體力勞動(dòng)，解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，促進(jìn)企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作

加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強(qiáng)對(duì)企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復(fù)勞動(dòng);注重檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，建立功能強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫(kù)。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗(yàn)，與辦公自動(dòng)化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng)，構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)報(bào)送及應(yīng)用平臺(tái)，推進(jìn)電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，擴(kuò)大數(shù)字檔案信息資源總量。

2.3加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設(shè)的法律保障。目前，有些標(biāo)準(zhǔn)還不明確，有的還沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。信息化建設(shè)是為了檔案信息資源的利用，但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計(jì)算機(jī)等設(shè)備，因而對(duì)數(shù)字檔案信息的格式、標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設(shè)有法可依、有章可循，保證信息化的進(jìn)行，以約束機(jī)制的建立促進(jìn)動(dòng)力機(jī)制的完善。

2.4加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)

檔案管理工作人員是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素，一切工作的開(kāi)展都需要檔案人員來(lái)完成，所以為了促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的順利開(kāi)展，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，而且還能夠熟練運(yùn)用信息化操作軟件。所以要對(duì)檔案管理人員定期開(kāi)展培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變其思想意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，從而積極的投入到專業(yè)知識(shí)和軟件操作的學(xué)習(xí)中來(lái)。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運(yùn)作過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節(jié)，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時(shí)間進(jìn)行檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，從而進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，為促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進(jìn)和完善。為了確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員在專業(yè)知識(shí)和信息化軟件操作方面的培訓(xùn)，配置齊全的硬件設(shè)施，根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，選擇適宜的操作軟件和應(yīng)用系統(tǒng)，制定完善的規(guī)章管理制度，為檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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